Een probleem oplossen is iets waar we allemaal regelmatig mee te maken krijgen. Het belangrijkste onderdeel bij het oplossen van een probleem is het omschrijven ervan.
Een probleem ontstaat wanneer iets afwijkt van de gewenste situatie. In zo’n geval kan er sprake zijn van een acuut probleem. Maar niet altijd is er sprake van een acuut probleem. Soms is er gewoon een gevoel van onvrede over bepaalde ontwikkelingen, waardoor je inschat dat dat wel eens tot een ongewenste situatie kan leiden. In dat geval ga je er al voortijdig mee aan de slag. Je lost het in principe op voordat het er daadwerkelijk is. Proactief handelen noemen we dat.
5 fases
Een probleem oplossen kun je opknippen in 5 fases:
- Probleemherkenning
- Verzameling ideeën
- Keuze van oplossingen
- Uitvoering
- Evalueren.
Vraagstelling moet duidelijk zijn na probleem omschrijven
Een probleem omschrijven is iets anders dan een probleemherkenning. Voor je immers kan gaan werken aan ideeën en oplossingen moet je eerst weten welke vragen er precies spelen. Je kunt pas gaan werken aan een oplossing als het probleem duidelijk is. Aandragen van ideeën en keuzes voor oplossingen is pas zinvol als de vraagstelling duidelijk is.
Een probleem staat nooit op zichzelf. Het hangt altijd samen met de omgeving waarin het opduikt. Niet zelden wordt het probleem aangeduid als een financieel probleem. Dit is niet vreemd, want tegenvallende resultaten voel je immers het hardst in de portemonnee. Maar daarmee ben je er nog niet. Het gaat er namelijk om wat er achter het probleem zit. Dat is hetgeen je moet weten als je er iets aan wil doen.
Met andere woorden je moet ook de oorzaken van het probleem of misschien wel het potentiële probleem in kaart brengen. Waardoor ontstaat het probleem? Door wie of wat wordt het probleem in stand gehouden? Heeft iemand belang bij het probleem? Alle mogelijke oorzaken moeten worden genoteerd.
5 M’s
De 5 M’s kunnen je helpen bij het achterhalen van deze oorzaken ofwel helpen je probleem omschrijven. De 5 M’s staan in dit geval voor ‘Mensen’, ‘Methodes’, ‘Markt’, ‘Maatschappij’ en ‘Middelen’.
Mensen
- Zijn mijn medewerkers (en ikzelf) voldoende competent?
- Hebben ze voldoende kennis? Worden ze voldoende geïnformeerd?
- Zijn de medewerkers voldoende gemotiveerd?
Methodes
- Voldoen de werkprocedures? Worden afspraken, procedures en protocollen goed nageleefd?
- Zijn werkmethodes voldoende efficiënt?
- Is er sprake van een evenwichtige taakverdeling? Hoe staat het met de werkdruk? Is er sprake van piekbelasting op momenten?
Markt
- Zit ik wel op de juiste afzetmarkt met mijn product?
- Haal ik voldoende uit de onderhandelingen?
- Hoe doe ik het ten opzichte van mijn concurrent?
Maatschappij
- Voldoe ik wel aan de gestelde eisen ten aanzien van duurzaam produceren?
- Zitten er ontwikkelingen aan te komen waardoor ik mijn bedrijfsvoering moet aanpassen?
Middelen
- Zijn de basismaterialen / grondstoffen in orde?
- Zijn er veel technische problemen aan machines?
- Hoe staat het met de capaciteit van machines? Hoe is de kwaliteit?
- Zijn de ingezette middelen voldoende modern?
- Hoe staat het met de financiële middelen?
De kern van het probleem
Om te komen tot kernoorzaken moet je jezelf steeds de vraag blijven stellen: Waarom? Of: Wat is de reden? Hierdoor groeit er mogelijk een boom van oorzaken, maar als je doorvraagt kom je uiteindelijk bij de kernoorzaak van het probleem. Zoek daarbij naar verschillende invalshoeken om het probleem in beeld te brengen. In geval van bijvoorbeeld winstdaling kun je kijken naar de aspecten economie, marktontwikkelingen, samenwerkingsvormen, grootschaligheid. Maar ook aspecten als de buurt, het assortiment, het prijsniveau, klant(on)vriendelijkheid van het personeel etc. kan een grote rol spelen.
