Hoe komt het toch dat het gras bij de buren altijd groener lijkt? Aan deze vraag zitten twee interessante aspecten. Ten eerste is het namelijk de vraag of het gras bij de buren daadwerkelijk groener is. Vervolgens geldt dan natuurlijk nog de vraag: als het gras daadwerkelijk groener is, hoe komt dat dan? Hoe krijgt de buurman dit voor elkaar?
Verschillen waarnemen
Het antwoord op deze vragen is simpel te verkrijgen: onderzoeken. Het is uitermate zinvol om de cijfers van concurrenten of collega’s te gebruiken bij bedrijfsvergelijking. Door de analyse en de vergelijking van de eigen cijfers met die van andere soortgelijke bedrijven kan men snel zien wat de sterke en zwakke punten van de eigen onderneming zijn. Waar sta ik met mijn bedrijf ten opzichte van mijn collega? Zeker als je verschillen waarneemt, zal je merken dat je de oorzaak van de verschillen wilt achterhalen. In dat geval ga je onderzoeken hoe het komt dat iemand ergens een beter resultaat haalt; je gaat onderzoeken wat hij of zij anders doet.
Benchmarking
Een term die in het kader van bedrijfsvergelijking vaak wordt genoemd is benchmarking. Benchmarking kan het best worden omschreven als leren van de besten. Daarbij richt een ondernemer zich op concurrenten/collega’s die toonaangevend zijn. Het doel hiervan is om de productiviteit van de eigen onderneming te verhogen en/of de kosten te verlagen.
Met benchmarking zoeken ondernemers een referentiepunt waaraan ze hun eigen kengetallen kunnen spiegelen. Het is daarbij de kunst om een goed referentiekader vast te stellen. Benchmarking is namelijk niet een eenmalig iets. Wanneer benchmarking namelijk goed wordt toegepast is het een continu proces. Het is een gestructureerd leerproces waarmee de eigen prestaties voortdurend kunnen worden verbeterd. In dit leerproces gaat het erom voortdurend indicatoren te meten en te vergelijken. Door de eigen onderneming voortdurend te vergelijken met anderen ontstaan er vaak nieuwe ideeën over de wijze waarop een onderneming verbeteringen kan doorvoeren en zich op een bepaald vlak een betere positie kan verwerven.
Benchmarking kan zich namelijk op verschillende vlakken in de onderneming afspelen. Externe benchmarking focust zich op de vergelijking van prestaties en activiteiten met die van de concurrentie/collega’s. Bij interne benchmarking daarentegen kan men binnen één organisatie processen of medewerkers gaan vergelijken. Waarom gaan bepaalde dingen op de ene locatie minder efficiënt dan op de andere? Daarnaast zou je ook een onderverdeling kunnen maken in procesbenchmarking (verbeteren van efficiëncy en werkstromen), operationele benchmarking (vergelijken overhead, voorraden, debiteurenbeheer etc.) of strategische benchmarking (winstpotentie, groeipotentie, innovatiekracht etc.).
Waardevolle informatie
Jaarrekeningen (of andere kengetallen) van concurrerende ondernemingen zijn niet altijd voorhanden. Zo simpel is het dus niet altijd om vast te stellen of het gras bij de buren daadwerkelijk groener is. Er kunnen echter ook cijfers van de branche worden gebruikt. Branchekengetallen zijn gemiddelden die niet altijd een absolute vergelijking mogelijk maken. Toch kan er waardevolle informatie worden ontleend over hoe de eigen onderneming ervoor staat in vergelijking met de gehele branche. Voorbeelden van branchecijfers voor de agrarische sector vind je bij het LEI (KWIN Veehouderij en Binternet). Het gaat er in eerste instantie om dat een goed referentiepunt wordt vastgesteld.
Drie stappen
Op welk vlak je ook gaat vergelijken, samengevat komt het bij benchmarking neer op de volgende drie stappen:
- Het vergelijken van de eigen processen en/of prestaties met die van anderen.
- Het analyseren van de verschillen tussen de diverse processen en/of prestaties.
- Het verbeteren aan de hand van verworven informatie.
Stap 3 misten we nog in de eerste alinea’s. Het is leuk om te weten dat er verschillen zouden bestaan en hoe deze tot stand komen. Je hebt er niks aan als je er verder niets mee doet. Dit blijkt vaak nog de lastigste stap voor te zijn voor ondernemers. Eigenlijk niet logisch, want net nu je zo bezig geweest bent met onderzoek naar verbetering van resultaat zou je denken, dat je maatregelen voor verbetering ook zo snel mogelijk wilt uitvoeren. In een aantal gevallen wordt er nog wel een poging gedaan om een eerste stap te zetten, maar dan vergeet men daarna weer te bekijken wat het effect is geweest.
Evalueren en bijsturen
Iedere onderneming moet eigenlijk een ondernemingsplanning opstellen om haar voortbestaan op de lange termijn te verzekeren. Daarbij worden doelstellingen geformuleerd en vertaald in plannen voor de komende vijf jaar (strategische planning) en voor het komende jaar (operationele planning). Eigenlijk dient elke ondernemer een samenvatting te maken van deze ondernemingsplanning in een begrote balans en winst- en verliesrekening. Om te voorkomen dat het plan ergens in een la verdwijnt moet er eigenlijk een controlepaneel bestaan waarop een ondernemer kan aflezen waar het op cruciale punten goed of fout gaat. Deze kritieke prestatie indicatoren moeten het uitgangspunt zijn van de bedrijfsvergelijking.
Als er begrote cijfers aanwezig zijn, dan kunnen de normen die vastgesteld zijn op basis van doelstellingen van de ondernemer(s) worden vergeleken met de werkelijke cijfers. Indien zich afwijkingen voordoen kunnen deze met een verschillenanalyse worden opgespoord. Verschillen moeten leiden tot oplichten van ‘lampjes’ op het controlepaneel. Want op basis hiervan kan er systematisch worden bijgestuurd, zodat de doelstellingen in de toekomst beter, sneller en nauwkeuriger kunnen worden gerealiseerd.
Bedrijfsblindheid
Een goede vraag die je jezelf regelmatig moet stellen is: haal ik eruit wat erin zit? Wanneer je zelf je onderneming observeert en beoordeelt speelt ongewild een stukje bedrijfsblindheid. Ondernemers zijn zo één met de onderneming, dat afwijkingen niet meer opvallen. Sommige vanzelfsprekendheden worden eigen normen waaraan je gemakshalve blijft vasthouden. Probeer deze blinde vlekken op te sporen.
Door je open te stellen voor veranderingen maak je slagen naar verbetering. Wees daarbij kritisch, maar niet huiverig. Stel je bij het maken van de bedrijfsanalyse gerust de vraag: Hoe kan het nog beter? Maak daarbij gebruik van een gestructureerde aanpak, zodat je continu in beeld hebt waar je mee bezig bent. Van de strategische planning tot en met het optimaliseren van je bedrijfsvoering en kostenbeheersing. Kijk gerust hoe de buurman het doen. En benchmarking is daarbij een geweldig hulpmiddel. Het is dan ook de vraag of het gras bij de buren altijd groener is.
