Een goede probleemomschrijving vormt de basis voor de juiste oplossing van een probleem. Sterker nog: als een goede probleemomschrijving ontbreekt, dan bestaat de kans dat je de plank volledig misslaat met een oplossing. Simpelweg omdat je de werkelijke oorzaak mogelijk niet boven water hebt. 

Ongewenste situatie

Een probleem ontstaat wanneer iets afwijkt van de gewenste situatie. In zo’n geval kan er sprake zijn van een acuut probleem. Maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Soms is er sprake van een potentieel probleem. Er is dan gewoon een gevoel van onvrede over bepaalde ontwikkelingen, waardoor je inschat dat dat wel eens tot een ongewenste situatie kan leiden. In dat geval ga je er al voortijdig mee aan de slag. Je lost het in principe op voordat het er daadwerkelijk is. Proactief handelen noemen we dat.

Duidelijke vraagstelling

Doorvragen leidt tot een goede probleemomschrijving
Doorvragen leidt tot een goede probleemomschrijving

Toch is de aanpak in alle gevallen hetzelfde. Het proces om een probleem op te lossen kun je opknippen in vijf fases:

  • Probleemherkenning
  • Verzameling ideeën
  • Keuze van oplossingen
  • Uitvoering
  • Evalueren.

Ik zal me in dit artikel beperken tot de eerste fase. Voor je immers kan gaan werken aan ideeën en oplossingen moet je eerst weten welke vragen er precies spelen. Je kunt pas gaan werken aan een oplossing als het probleem duidelijk is. Aandragen van ideeën en keuzes voor oplossingen is pas zinvol als de vraagstelling duidelijk is.

Werken aan goede probleemomschrijving

Een goede probleemomschrijving is iets anders dan een probleemherkenning. Een probleem staat nooit op zichzelf. Het hangt altijd samen met de omgeving waarin het opduikt. Niet zelden wordt een probleem in eerste instantie aangeduid als een financieel probleem. Dit is niet vreemd, want tegenvallende resultaten voelt men vaak het hardst in de portemonnee. De herkenning is er tenminste. En de erkenning zal snel volgen, als het maar nijpend genoeg wordt. Maar daarmee ben je er nog niet. Het gaat er namelijk om wat er achter het probleem zit. Dat is hetgeen je moet weten als je er iets aan wil doen.

Met andere woorden je moet ook de oorzaken van het probleem of het potentiële probleem in kaart brengen. Je wilt immers weten waardoor een liquiditeitsprobleem is ontstaan of waardoor het technisch niet goed draait. Waardoor ontstaat het probleem? Door wie of wat wordt het probleem in stand gehouden? Heeft iemand belang bij het probleem? Alle mogelijke oorzaken moeten worden genoteerd.

Doorvragen

Een eerste grove start maak ik meestal door de 3 M’s eens na te lopen. Deze kunnen je helpen bij het achterhalen van deze oorzaken. De 3 M’s staan in dit geval voor ‘Mensen’, ‘Methodes’ en ‘Middelen’. Antwoorden en indrukken van deze eerste vragen gebruik ik meestal als ik verder ga doorvragen.

Om te komen tot kernoorzaken moet je jezelf steeds de vraag blijven stellen: Waarom? Of: Wat is de reden? Hierdoor groeit er mogelijk een boom van oorzaken, maar als je doorvraagt kom je uiteindelijk bij de kernoorzaak van het probleem. Vraag gewoon steeds net zo lang door tot je niet meer verder komt. Zoek daarbij naar verschillende invalshoeken om het probleem in beeld te brengen. In geval van bijvoorbeeld winstdaling kun je kijken naar de aspecten economie, marktontwikkelingen, samenwerkingsvormen, grootschaligheid. Maar ook aspecten als de buurt, het assortiment, het prijsniveau, klant(on)vriendelijkheid van het personeel etc. kunnen een grote rol spelen. Probeer ook verbanden te leggen tussen de verschillende invalshoeken. Het maakt het meestal niet eenvoudiger, maar het maakt het plaatje wel meer compleet. En dat is uiteindelijk wat we willen. Een compleet beeld zodat we op zoek kunnen naar de juiste oplossing.

Een goede probleemomschrijving leidt tot de juiste oplossing
Met een compleet beeld kunnen we op zoek naar de juiste oplossing
Goede probleemomschrijving geeft juiste oplossing
Getagd op:            

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Regelmatig tips, nieuws en gratis advies ontvangen

Vind je de informatie op deze site interessant? Regelmatig kom ik met tips en gratis advies. Wil je deze ontvangen meld je dan nu aan.

>> Ik wil graag je nieuwsbrief en blogartikelen ontvangen

PS: Je ontvangt geen SPAM. Daar houd ik zelf ook niet van!